Офисные будни

В первый день я торжественно пишу в рабочий чат: "Ребята, я на две недели оффлайн, по всем вопросам пишите тимлиду". Закрываю ноутбук. Горжусь собой.

Через два часа рука сама тянется проверить телефон. Ну просто посмотреть, как там дела. Всё тихо, процессы идут.

На второй день начинает не хватать привычного рабочего ритма. Пишу в чат: "Я просто посмотреть, как дела". Тимлид вежливо отвечает: "Всё отлично, отдыхай". Мне кажется, что меня разлюбили.

На третий день я тайно открываю таск-трекер, чтобы проверить, как там наш переход на новый стек и что там напроверяла нейросеть на код-ревью за джунами. Нахожу какую-то мелкую шероховатость в задаче, радостно несу её в чат. Команда вздыхает и деликатно напоминает, что я вообще-то в отпуске.

В итоге идеальный сценарий - это когда ты уезжаешь туда, где просто не ловит связь.

сначала контекст!

одна из моих клиенток владела арт-консалтинговым агентством в питере. я уже писала про них (это те самые ребята на почту которых однажды написали про макулатуру и барбершоп в купчино). если не читали то очень советую узнать об этом важном культурном пласте моей жизни

на всякий, чуть повторюсь и введу в курс дела: я пришла к своей клиентке еще до того как агентство вообще появилось. она тогда работала одна, инстаграм был маленький, задач было немного (по меркам моего обычного графика это был санаторий с кучей спа активностей - мечта). я помогала с базовыми вещами: переписки, документы, координация

потом агентство начало расти. проектов больше, клиентов больше, художников с которыми работают стало достаточно много. и вот тут я начала думать об операционке. когда бизнес начинает приносить доход многие забывают о том что для начала надо наладить процессы

в агентстве все рабочие материалы хранились в переписках телеграма, часть - в гугл доках и на почте, а не такое важное - на телефоне у моей клиентки. и отдельная категория, моя любимая, - просто у нее в голове (мы слушаем но не осуждаем)

я не люблю когда важные вещи живут везде и нигде. это не перфекционизм, скорее, желание работать меньше. ведь когда тебе срочно нужен договор с художником, ты не хочешь в этот момент листать телеграм за март прошлого года в поисках того самого файла (а еще разбираться в голосовых, конечно же)????

я предложила перенести все на яндекс диск и сделать там нормальную структуру. моя клиентка сказала да, давай с интонацией человека у которого и без того есть чем заняться. я взяла это на себя

несколько дней я перебирала переписки, вытаскивала оттуда важные файлы и раскладывала их по папкам. папка на каждый проект (внутри всегда одно и то же - бриф, контакты, рабочие материалы, финальные файлы, закрывающие доки). папка на каждого художника (портфолио, история сотрудничества, договоры). папка с шаблонами (типовые договоры, письма, презентации, брифы). текущие проекты отдельно, архив отдельно

и отдельно контакты всех с кем агентство когда-либо работало. в таблице, с именами и актуальными данными. мой контрол фрик считает что контакты не должны жить только в одном месте (это было мое личное решение, просто на всякий случай) - всякое может случиться!!!

это была обычная операционная работа без предчувствия что это когда-нибудь понадобится. так прошло несколько месяцев. в один прекрасный (нет) день  моя клиентка написала мне около полудня "у нас проблема"

у агентства был тг-аккаунт. там был доступ к небольшому тг-каналу с анонсами проектов и курсов и там же в чатах и личках хранилась огромная часть рабочей коммуникации - переписки с художниками, обсуждения проектов, файлы которые скидывали прямо в чат (ну вы знаете как это бывает, что скинуть в телеграм быстрее чем куда-то загружать, а потом это там и остается навсегда)

доступ к аккаунту был потерян полностью. телефон на который был привязан номер сменился (ну а зачем нам менять на актуальный было ага)

моя клиентка объясняла что там были контакты художников с которыми агентство работало последний год, обсуждения нескольких текущих проектов и файлы которые нигде больше не сохранялись

мы открыли яндекс диск. контакты художников есть. я переносила их туда когда делала структуру, материалы по текущим проектам есть. каждый проект имел свою папку, и все что присылали в рабочих чатах я дублировала туда - это стало частью моей рутины, я делала это автоматически, не задумываясь. договоры с художниками есть, все, с самого начала. шаблоны, брифы, презентации агентства, история проектов

живую переписку восстановить было невозможно, это понятно. и часть файлов которые скидывали прямо в чат и которые я не успела продублировать - их тоже не было. но критичного чего-то без чего агентство не могло бы продолжать работу мы не потеряли. моя клиентка тогда буквально офигела, что все это оказалось спасено

я думала об этой ситуации потом довольно долго. и вот что поняла: про риск-менеджмент обычно говорят в контексте больших компаний, но на самом деле риск-менеджмент это просто привычка думать на шаг вперед. и выглядит это не как что-то сложное

если вы ведете свой проект или помогаете кому-то вести его, вот что реально работает (проверено на личном опыте):

одно место для всех рабочих материалов. не в телеге или на почте где уже все это лежит, а в одном месте куда все складывается. это должно быть что-то что имеет понятные функции восстановления доступа и где настроена двухфакторка

структура папок которая не меняется. один раз придумать логику и всегда ее придерживаться. тогда любой человек который зайдет поймет где что лежит

важный файл кладем сразу в нужное место. это привычка которая вырабатывается за пару недель и потом работает сама

контакты всегда в нескольких местах. в телефоне, в таблице на диске, в карточке проекта. контакты это самое критичное что можно потерять, потому что их сложнее всего восстановить

доступ к важным аккаунтам у нескольких людей. резервные коды, почты и номера скучно настраивать, но именно это спасает когда что то идет не по плану

с телеграмом в итоге было решено попрощаться и создать новый, но работа агентства не остановилась ни на один день (очень собой довольна если честно)

а у вас бывали ситуации когда вас спасала какая-то система? или наоборот ее отсутствие дало по шапке в самый неподходящий момент? расскажите, интересно узнать что у вас происходило и как вы из этого выбирались

Художник-декоратор из Питера заработала за май 715 тысяч рублей. Для этого ей пришлось выполнить два заказа и провести пару консультаций. Ни о каких адских нагрузках нет и речи.

(Подсмотрено в "Трудовыебудни" - с юмором про работу и жизнь)