3 главных изменения в документообороте строительных компаний
2026 год готовит новые сюрпризы для строительных компаний. Перевозочные документы переходят в электронный формат, категории товаров для маркировки расширяются, а точек проверки становится все больше. Если раньше отсутствие документов качества могло вскрыться только при сдаче объекта, то теперь проверки все чаще происходят уже на этапе поставки.
Мы в «Синтеке» понимаем, что все сложно, поэтому пытаемся адаптироваться к новым требованиям и постепенно дорабатываем систему. Рассказываем, что конкретно меняется и как мы к этому готовимся.
Изменение №1. Отказ от бумажных накладных
Что меняется. По 140-ФЗ, с 1 сентября 2026 года все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности должны оформлять в электронном виде следующие документы:
транспортные накладные,
заказы и заявки на перевозку,
экспедиторские документы,
железнодорожную накладную,
грузовую накладную при авиаперевозках.
Бумажные документы будут возможны только в отдельных случаях, которые определит Минтранс. В каких конкретно, пока неизвестно.
Строительная компания часто не является перевозчиком, но участвует в цепочке как грузополучатель или заказчик доставки. На объект приезжает машина с материалами, приемщик должен сверить поставку, зафиксировать приезд, отъезд, разногласия и передать все это в офис. Электронная накладная не упрощает работу, а просто становится еще одним документом для подписания. Если на объекте нет стабильного интернета, работа просто встанет.
Как мы к этому готовимся. ФНС рекомендует компаниям получить квалифицированную электронную подпись, оформить МЧД для сотрудников, подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД, дать доступ сотрудникам и водителям.
У нас в «Синтеке» есть отдельный модуль для работы с документами поставки, «Орбитум». Сейчас он автоматически сверяет позиции счетов и УПД, но к сентябрю добавим новый функционал. Планируемый сценарий выглядит так:
Приемщику приходит уведомление на телефон о том, что нужно принять ЭТрН. Если ЭТрН несколько, он ищет нужный документ по номеру машины.
Приемщик сверяет данные документа и смотрит, что приехало по факту. Расхождения можно будет зафиксировать в системе: например, указать 10 кг вместо 12 кг.
Приемщик указывает, когда приехала и когда уехала машина.
Если по поставке есть разногласия или оформлялись бумажные документы, приемщик может приложить их к ЭТрН. Отказ от приемки тоже будет отмечаться в системе.
После приемки ЭТрН будет попадать в специальный реестр. Офисный сотрудник сможет отфильтровать принятые накладные и подписать документы электронной подписью.
Черновой интерфейс реестра — указаны ЭТрН, связанные документы, ревкизиты сторон и статусы
Важно понимать: ЭТрН — это транспортный документ, а не товарный. В нем нет перечня материалов по позициям, только грузоместа и паллеты. Он не заменяет сверку номенклатуры со счетом, а подтверждает факт перевозки с точки зрения документооборота.
Мы планируем привязывать ЭТрН к УПД, чтобы при подписании было видно, какие транспортные накладные к нему относятся. Выглядеть это будет примерно так
Изменение №2. Расширение маркировки Честный знак
Что меняется. С 1 декабря 2026 года все торгующие компании обязаны передавать сведения об обороте по всем видам строительных материалов. С той же даты ЭДО становится обязательным для всех участников при отгрузке и приемке маркированной продукции. До 30 ноября 2026 года передача кодов в УПД еще остается добровольной.
Если вы покупаете материалы для своих объектов и не перепродаете их, изменений почти нет. Выводом из оборота занимается продавец. А вот если перепродаете остатки со склада или получаете коды через ЭДО, все становится сложнее. Список товаров с обязательной маркировкой постоянно расширяется, а за ошибку грозят штрафы в несколько сотен тысяч.
Подробнее о том, какие товары попадут под маркировку и как это повлияет на документооборот, мы рассказали в этой статье.
Как мы к этому готовимся. Сейчас мы разрабатываем в «Орбитуме» автоматическую проверку маркировки. Идея в том, что система сама определяет товарную группу и указывает, нужен ли «Честный знак» для конкретной позиции из заявки.
Когда поставщик выставляет УПД, система будет проверять:
должен ли по этой товарной группе быть «Честный знак»;
есть ли маркировка в УПД;
соответствует ли маркировка товару;
действителен ли код;
имел ли поставщик право продавать товар с этой маркировкой;
введен ли код в систему «Честный знак».
Если что-то не так, предупреждение появится еще до подписания УПД.
Сейчас «Орбитум» сверяет позиции по счету и УПД, фиксирует расхождения в цене, статусах, реквизитах
Проверку «Честного знака» мы будем встраивать в ту же логику
Изменение №3. Разрешительная документация, сертификаты и документы качества
Что меняется. С 1 мая 2026 «Честный знак» проверяет наличие разрешительной документации при вводе строительных материалов в оборот. Если для товара нет сведений о сертификате соответствия, декларации или свидетельстве о государственной регистрации — документ ввода в оборот обработается с ошибкой.
Это накладывается на уже существующие требования. Например, приказ Минстроя №344/пр включает в состав исполнительной документации акты, которые подтверждают проведение входного контроля материалов, изделий, конструкций и оборудования.
Примеры исполнительной документации из приказа Минстроя
СП 48.13330.2019 описывает входной контроль стройматериалов, изделий, конструкций и оборудования — одним из основных инструментов здесь становится паспорт качества. Строители обязаны сверять следующие моменты:
наличие всех обязательных сопроводительных документов и маркировки;
отсутствие дефектов и повреждений;
комплектация оборудования;
количество материала.
Как мы к этому готовимся. Когда на объект приезжает материал, вы должны четко понимать, какие документы качества нужны этой товарной группе. Например:
по бетону — декларация соответствия и паспорт качества;
по арматуре — сертификат соответствия;
по водопроводным трубам — паспорт качества, декларация соответствия и гигиенический сертификат.
Если не проверить документы при приемке, проблема всплывет, когда ПТО начнет собирать исполнительную документацию. Мы разрабатываем новый модуль «Сертификаты», который поможет контролировать документы качества при поставках.
Когда заявка попадает в систему, модуль будет определять товарные группы и подсказывать поставщику и сотрудникам строительной компании, что нужно приложить по каждой позиции:
сертификат соответствия;
декларация соответствия;
паспорт качества;
пожарный сертификат;
гигиенический сертификат;
другие документы, которые требуются для конкретной группы материалов.
В черновой версии интерфейс выглядит так — у каждой позиции будут указаны нужные документы качества и их статусы: Действителен, Недействителен, На обработке
Документы планируем делить на два типа:
Долгоиграющие — например, декларация соответствия на производство определенной марки бетона. Ее не нужно прикладывать к каждой машине заново: если документ есть в системе и его срок не истек, он подтягивается автоматически. Если срок закончился, поставщик получает уведомление и загружает новый документ.
Короткие — например, паспорт качества на конкретную партию. Поставщик загружает его к каждой поставке отдельно.
Контроль документов выстроим поэтапно:
Сначала — долгоиграющие документы. Если чего-то не хватает, поставщик получает уведомление и загружает файл до согласования счета.
Затем — загрузка коротких документов (еще до того, как машина выехала).
На объекте приемщик видит, какие документы приложены, чего не хватает и что требует проверки.
Перед подписанием УПД система снова показывает, хватает ли обязательных документов по поставке. В идеале, не подписывать УПД, пока все документы не загружены.
Если компания ведет исполнительную документацию в электронном виде, «Сертификаты» будут передавать туда данные автоматически: какие материалы приехали, в каком количестве, какие документы качества приложены и прошли проверку. Таким образом, ПТО не придется собирать комплект вручную.
Добавить документ в систему можно будет с телефона, приложив фотографию или скан
А как готовитесь вы?
Мы узнаем о нововведениях одновременно с рынком и понимаем, что адаптироваться к ним очень непросто. Сохранить приемку такой, как раньше, уже не получится. Проверенных подходов пока не существует, так что будем тестировать разные сценарии на практике.
Поделитесь в комментариях, что происходит у вас. Уже перестраиваете процессы или пока наблюдаете за развитием событий?
«Орбитум» и «Сертификаты» — модули, которые мы запускаем специально под новые требования законодательства. Будем держать руку на пульсе и вносить доработки. Напишите, какой функционал поможет именно вам? Постараемся учесть в обновлениях.
